מוסדות אקדמאיים נסמכים במידה רבה מאוד על מחשוב, לשם ניהולם השוטף. אין זה מפתיע, לאור המורכבות הגדולה של ניהול גופים מסוג זה. כמו עסקים רבים שעושים כך, גם מוסדות אלה מחפשים פתרונות מחשוב, אשר יתאימו ככל הניתן למטרותיהם. מדובר באתגר לא פשוט, אך במקרה של גופי אקדמיה ומלכ"רים, יש פתרון מצוין וזמין!
עושים סדר בניהול
אם ניגש ישר לעניין – אנו מדברים על מערכת תפנית של מטריקס, שהיא מערכת ERP. מייד נציג את מטריקס, למי שעדיין לא מכיר וגם את תפנית. אך ראשית, תזכורת קצרה על Enterprise Resource Planning. במסגרת מערכת ERP, פועלים "מודולים" שונים, שכל אחד מהם אחראי על נושא אחר. חלקם ייעודיים לתחום עסקי ספציפי ואחרים כלליים יותר. במקרה של תוכנה לגופי אקדמיה ומלכ"רים למשל, נרצה מודולים שעוזרים למשימות מיוחדות כמו ניהול מעבדות, לצד מודולים שעוזרים למשימות עסקיות כלליות כמו ניהול כספי. ERP משלב מודולים אלה למערכת אינטגרטיבית אחת, כך שהם יכולים לפעול עצמאית או ביחד, בהתאם לצורך.
תפנית – תפורה מראש עבורכם
תפנית היא מערכת ERP, אך בנוסף לכך, יש לה יתרון מיוחד וחשוב מאוד עבור גופי אקדמיה ומלכ"רים. באופן רגיל, החלקים במערכת ERP שמותאמים למגזר ולעסק ספציפי, מותאמים לכך בידי העסק עצמו. זו היא משימה לא פשוטה, קצרה או זולה. תפנית לעומת זאת, מותאמת עבורם מראש, באופן ייחודי וייעודי. כאן בהמשך, תוכלו להתרשם מכמה דוגמאות שממחישות זאת. המשמעות ברורה והיא מתבטאת בחסכון ניכר במשאבים ובהקלה על התחלת השימוש במערכת
מה כלול בפתרון – ייעודי למגזר זה
ספציפית עבור גופי אקדמיה ומלכ"רים, תפנית מציעה בין השאר:
ניהול תרומות – כולל ניהול תורמים, רישום תקבולים מהם, הפקת חשבוניות עבורם, חישוב הריביות, ההצמדה ועוד.
ניהול מחקרים – ניהול מחקרים כולל מעקב ובקרה אחרי מדענים ספציפיים שעוסקים בכך, בקרה תקציבית, ניהול חריגות וחסימת תקציבים עקב חריגות בפרויקט. בכל הנוגע למי שמממנים מחקרים עבור הארגון, ניתן לנהל גביה, כולל לוח תשלומים ואבני דרך. עוד זמינות, יכולות של ניהול וחישוב תוספות מחקר, ניהול וסימון הוצאות שדווחו ומנגנון העברת הוצאות בין פרויקטי מחקר שונים.
ניהול נסיעות לחו”ל – ניהול נסיעות אנשי צוות לחו"ל, כולל ניהול וחישוב הוצאות שונות סביב הנסיעה (כגון הוצאות נסיעות, לינה ועלויות כנסים).
מה כלול בפתרון – היכולות המשלימות
כללית, המערכת כוללת גם יכולות כגון
CRM – ניהול קשרי לקוחות (Customer Relationship Management), כולל ניהול קמפיינים, סקרים, שאלונים ומשובים.
ניהול פיננסי – מודול חשוב ביותר, עם מענה מקיף לפעילות פיננסית וחשבונאית, בהתאם לדרישות חוק וכללי חשבונאות מקובלים. בין השאר, ניתן בצורה כזו לנהל ספר ראשי, ספקים ותשלומים, לקוחות וגבייה, התאמות בנקים וכרטיסי אשראי, דו"חות כספיים, ניהול תקציב ובקרה תקציבית. הכול ברמה רב חברתית, שנתית ומטבעית.
ארכיון דיגיטלי – ניהול ארכיון מידע דיגיטלי עבור הארגון, כולל קישור המסמכים לישויות שונות במערכת (כגון לקוח, נסיעה וכדומה). מודול זה, מאפשר תיעוד ואחזור קלים, כולל סריקה מהירה של מסמכים רבים, במהירות ובאיכות גבוהה.
מערכת עם גב חזק
מערכת תפנית מפותחת על ידי חטיבת מערכות עסקיות במטריקס. מטריקס היא חברת טכנולוגיה גדולה, וותיקה ובולטת מאוד. תודות לפיתוח המרוכז במקום אחד, מקודמת אינטגרטיביות בין רכיבי הפתרון. כמו כן, מדובר בפיתוח מתמשך ורב שנים, אשר מוסיף למערכת בהתמדה שיפורים ושכלולים שונים.
לסיכום
לכל מוסד אקדמי או מלכ"ר, מומלץ להכיר את עולם ה-ERP ובאופן מיוחד, להכיר את מערכת תפנית של מטריקס.
